Projecten
Soms vergt een inkoop of verkoop een uitgebreidere beschrijving dan de standaard inkoop procedure of verkoopprocedure. Het gaat dan om een bijzondere (substantiële) transactie waarbij je moet denken aan de inkoop van een nieuwe machine / robot lijn voor een productiebedrijf of de bouw en verkoop van een groot schip.
Bij een inkoop heb je het dan ook niet meer over inkopen maar over investeren. (Let daar dus op !).
Zodra er sprake is van een dergelijk grote en kostbare transactie wordt gesproken van een project. En een project kent zijn eigen dynamiek in de AOBIV.
Een anekdote uit eigen ervaring : in een OAT opgave was sprake van de investering in een nieuwe productlijn (robots) met een investeringswaarde van circa 50 miljoen euro. Behalve het feit dat studenten soms al moeite hadden met de term investeren (het is een inkoop) werd diverse keren in de uitwerking het standaard inkoopproces weergegeven. Dus offerte procedure, contractprocedure, bestelprocedure, ontvangstprocedure, factuurprocedure. Sterker nog, de tekst “de magazijn medewerker ontvangt de nieuwe productielijn in het magazijn en tekent voor ontvangst “ in de uitwerking van de AO van deze nieuwe productielijn is en blijft legendarisch. Legendarisch fout, dat dan weer wel.
Kom je een projectwaardige transactie tegen dan wordt de AO beschrijving maximaal uitgebreid. Niet alleen de standaard inkoop procedure (in geval van een investering, zoals je weet is het verkoopproces nagenoeg gelijk aan het inkoopproces alleen gespiegeld) volstaat niet.
Er wordt als het ware een nieuwe volledige AO beschrijving opgezet binnen de bestaande organisatie specifiek voor het project.
Je begint dus weer met het raamwerk.
Voor een project is een strategische beslissing nodig. Gaan we investeren ? Kunnen we deze order wel aan ? Kunnen we dit financieren ? Hoe lang gaat het duren of mag het duren ? Wat zijn de kosten en wat de opbrengsten ? etc.
Je ziet hier de vraag “benoem de informatiebehoefte van het management t.b.v. dit project”. Net als benoem KSF en PI voor dit project. Blijf alert ! Het gaat dan om het project en niet om de onderneming als geheel !
De directie neemt die strategische beslissing en er wordt een planning en een begroting opgesteld (controller / directie / technisch specialisten). Ook een technische specificatie kan daar deel van uit maken en specifieke richtlijnen voor het project (evalueren / testen e.d.). Vergelijk het maar met het raamwerk (Functiescheiding / Begroting / Richtlijnen /Automatisering) zoals je dat kent maar dan sec voor dit project.
Ook wordt, als besloten wordt dat het project groen licht krijgt, eerst een projectleider aangesteld door de directie (vergeet die niet, dit is je beschikkende functie binnen dit project). Let wel binnen het project. De “normale” processen en functies blijven natuurlijk van kracht. De inkoopmedewerker blijft bestellen en Hoofd Inkoop blijft beslissen. Maar als het om het project gaat is de projectleider de baas (of bazin).
Ook wordt er nu een projectadministratie ingericht. Je wil tenslotte alles wat met het project te maken heeft blijven volgen en zult de transacties en handelingen moeten koppelen aan het project (met een uniek projectnummer of een eigen projectadministratie).
Tenslotte wordt de functiescheiding wordt specifiek voor het project ingericht. Naast de standaard functies binnen de organisatie komt daar dus een project leider en leden van een projectgroep (technici, projectadministratie, directielid) bij.
Heb je dit raamwerk voor dit project opgezet dan kun je weer terug grijpen op de bekende procedures (dus offerteprocedure specifiek voor het project, contractprocedure specifiek voor het project etc.).
Omdat het vaak om een langlopend en omvangrijk traject gaat zul je de voortgang moeten vergelijken met de planning (projectrapportage door PL, directie evalueert voortgang t.o.v. de planning, controller controleert etc.). Wellicht zijn er diverse fasen in een project te onderkennen en kun je per fase rapporteren.
Bovendien zie je vaak een testfase of testfasen bij een project. In deze fase wordt getest of een inkoop (investering) volgens de planning loopt. In dit geval of de projectgroep de productielijn goed heeft opgebouwd (of het schip) en of het ook werkt zoals het hoorde te werken.
Al deze evaluaties en testen worden vastgelegd in de projectadministratie (projectadministrateur registreert).
Datzelfde geldt ook voor de inkoopfacturen, de urenregistratie en de materiaal verbruiken etc. etc. Alles per project in de projectadministratie. (Vergeet dus niet het unieke projectnummer te koppelen).
Vergeet als laatste niet dan in geval van een investering de afsluiting van het project zit in het op boeken van de materiële vaste activa ! Je hebt tenslotte geïnvesteerd en wil dat terug zien in de balans (en niet in de kosten !).
De application controls kun je inmiddels wel invullen (projectgerelateerd).
Kom je dus een extreem grote inkoop of verkoop tegen dan ligt een project voor de hand.
Voordat je dan de standaard (inkoop-) procedure opzet, denk er aan om eerst een raamwerk rond het project te bouwen en een projectleider en projectadministratie op te zetten.
Evalueer en test en rapporteer per fase en sluit af met de op boeking van de investering. (Is het een verkoop dan werk je vaak met termijnfacturen. Ook die moet je afsluiten door de laatste termijn na goedkeuring door de klant (!) te versturen.
Goede voorbeelden zijn de casus Autolandgroep (2011, terugroepactie als project) en de casus van Droo (2018) waar een schip gebouwd wordt.
Succes met studeren !
Peter