Disclaimer : Onderstaand mijn uitwerking van de casus Beurspak. Ik sluit niet uit dat het een redelijke uitwerking is. Misschien af en toewat kort door de bocht. Maar denk eraan “de” uitwerking bestaat niet… Heb je vragen meld je gerust ! Heb je een betere eigen uitwerking : stuur hem op !
Gebruik zelf ook MWSTRUIK ! De goederen spelen een rol en zijn (gelukkig) van derden maar toch.... Bulk : stuks / natuurproduct / THT / ...
1.
Dienstverlening met doorstroming van goederen van derden.
- Goederenbeweging paprika’s(let op : bulk in : stuks uit)
- ERP barcode volg systeem (VWA)
- Verkoopcontracten /prijsafspraken
- Harde normen verpakken
- Bijzondere : het “leegmoment” als de productie stil ligt. Voorraad nihil.
2.
Aandachtspunten
- Verschuivingsrisico doorvaluta (ponden)
- Uitval tijdens verpakken
- Afval tijdens sorteren en verpakken (dit is een lastige omdat het niet geregistreerd wordt ! )
- Procedure verkoopcontracten
- Procedure inkoopcontracten
- Afroepcontracten
- Verschuiving tarieven uitzendkrachten
- Idem door opslagen continue diensten
- Bulk in (kg) : stuks uit (stoplicht)
- Stilstand machines door storingen (verschuiving mogelijk)
- ERP systeem
- Jaarcontracten uitzendbureaus
- Boetes ivm hoeveelheden afval/uitval per teler
3.
Functiescheiding
Beschikkend : Hoofd verkoop / Hoofd Inkoop / secundair MW Bedrijfsburo (gezien hard ERP systeem planning is dit mogelijk ook te zien als uitvoerende functie)
Bewarend : Hoofd Magazijn
Registerend : mw administratie
Controlerend : Controller
Uitvoerend : mw productie / mw magazijn / mw onderhoud / mw kwaliteit / uitzendkrachten
4.
Begroting
Op basis van de jaarcijfers en de teelt verwachtingen van de telers wordt door de directie een jaarbegroting opgesteld. Na controle door de controller worden op basis van deze jaarbegroting de
prijzen vastgesteld door de controller en geautoriseerd door de directie. Er worden opgesteld:
- Omzetbegroting
- Kostenbegroting (naar personeelskosten / capaciteitsplanning en overige)
- Investeringsbegroting
- Liquiditeitsbegroting
- Kostprijs en marge
5.
Richtlijnen
Koppelen aan aandachtspunten : Richtlijnen t.a.v.
- Verwerken uitval
- Kwaliteitsrichtlijnen
- Personeel (uitzendkrachten)
- Contracten afsluiten
- Onderhoud machines
- Investeringen nieuwe machines
- Verwerken afval
- etc.
6.
Automatisering
General Controls
- Invoer / login / password (hard)
- SLA
- Backup and recovery
- Uitwijkmogelijkheden
- Fysieke beveiliging servers
- Change management procedure
- …
7.
Application Controls
- Invoer / login / password (soft)
- INVOER controles ! (Bestaan / waarschijnlijkheid…)
- Hashtotals
- Batch totals
- Virusscanner
- Richtlijnen mbt phishing / mail etc.
- …
8. Inkoop verpakkingsmaterialen
Trigger : Jaarlijks afsluiten afroepcontracten vaste leveranciers o.b.v. begroting
(Dus geen offerteprocedure : vaste leveranciers !)
Hoofd inkoop voert contractbespreking afroepcontract. Leverancier levert contract (je mag het offete noemen, procedure is combi) aan. Medewerker inkoop legt contractgegevens vast. Hoofd inkoop tekent contract en controller controleert vastlegging = contract. Daarna vrijgave.
Bestellen : medewerker inkoop bestelt (afroep) op basis van planning (soort en aantallen en voorraad). MW inkoop legt bestelling vast. Afroep : dus per leverancier vastleggen aantallen afgeroepen
door mw inkoop. Leverancier levert de order aan (magazijnprocedure). Bij ontvangst factuur wordt door mw administratie de factuur vastgelegd (ontvangen facturen). Vervolgens controle door mw
administratie bestelling = ontvangst = fctuur = contractprijs. Vervolgens opboeken factuur door mw administratie naar crediteurenadministratie. Betaling door procuratiehouder.(Crediteuren afname
= bankafname zie ook 14.)
Application : Vast invulscherm order verpakkingen. Vaste leveranciers (andere niet mogelijk). Waarschijnlijkheid aantallen besteld. Automatisch bericht order naar magazijn (te ontvangen
verpakkingen) etc.
9. Inkoop uitzendkrachten
Let op : deze is 1 op 1 vergelijkbaar met vraag 8 qua contractprocedure en “bestel” procedure. De uitzendkrachten moeten klokken. Afrekenen o.b.v. gewerkte uren. Dat wijkt af :
Mw administratie geeft aantal gewerkte uren (ERP systeem, vastlegging o.b.v. inklokken/uitklokken = jobtime !) door aan het desbetreffende uitzendbureau waarmee een contract is afgesloten. Op
basis van die interne opgave maakt de leverancier de factuur. Factuur komt binnen en wordt opgeboekt door mw administratie. Controller controleert (dus niet de mw administratie) factuur = interne
opgave = prijsafspraken contract. Na controle opboeking door mw administratie in crediteuren administratie. Betaling door procuratie houder. O.a. totaal uren = totaalgefactureerde uren per
uitzendburo als IB (zie 14).
Application : waarschijnlijkheid uren. Koppeling uren intern = uren factuur (mogelijk via ERP).
10. Magazijnontvangst en kwaliteit (paprika’s)
De leverancier meldt de te verwachten levering aan via het ERP systeem. Hierin wordt vastgelegd (extern) hoeveelheden en kwaliteit en datum en tijdstip levering en kwaliteitsklasse. Het ERP
systeem kent een partijnummer toe (uniek) ten behoeve van het volgsysteem (barcode).
Magazijnmeester ontvangt de partij . De partij wordt gewogen en de ontvangst wordt door MM in het ontvangsten bestand vastgelegd. Automatische koppeling tussen voormelding en ontvangst. De MM
tekent voor ontvangst. Medewerker kwaliteit beoordeelt de bulk zending op kwaliteit. (Kwaliteitscontrole is nooit meer dan globaal gezien de bulk aanlevering. Leverancier heeft doorgaans zelf de
kwaliteit ook beoordeeld. Afkeur van een hele partij is onwaarschijnlijk. Mocht dit gebeuren dan gaat de hele partij retour tegen kwijting etc.). Medewerker kwaliteit legt de bevindingen
vast in het magazijn ontvangstbestand. Vervolgens wordt de partij opgeslagen in het magazijn en voorzien van een barcode voor het ERP systeem. Door productie medewerker wordt o.b.v. de
productieplanning de partij uit het magazijn gehaald en naar productie (sorteren) gebracht tegen kwijting. (Magazijn uit = productie in altijd per partij !).
11. Verkoopprijzen
Jaarlijks worden o.b.v. de begroting en de werkelijke cijfers van voorgaand jaar de prijzen voor het verpakken vastgesteld door de directie. Prijs per verpakking. Na berekening van de prijzen
door de controller worden deze geautoriseerd door de directie. Medewerker administratie legt de prijzen vast in het ERP systeem . Na controle (berekende prijs = vastgelegde prijs) wordt de prijs
geautoriseerd (basis verkoopcontracten). De prijzen kunnen niet worden gewijzigd gedurende de productie tijd (je hebt tenslotte drie maanden per jaar niks te doen…).
12. Verkoopproces verpakkingen
Jaarlijks worden nieuwe contracten afgesloten met de leverancier = afnemer (!!). Medewerkr verkoopstelt de contracten op en Hoofd verkoop autoriseert deze. De leverancier (de paprika teler) tekent voor akkoord. Het getekende verkoopcontract wordt vastgelegd in het ERP systeem door medewerker administratie. Vastgelegd wordt : NAW leverancier / afspraken aanlevering / afspraken kwaliteit / afspraken boetes afval/uitval / prijs per verpakkingseenheid / globale hoeveelheden). Na vastlegging controleert hoofd verkoop de gegevens met de contracten waarna deze worden vrij gegeven. Op basis van de productie gegevens (partij / leverancier / aantallen / uitval / afval) die door productie (barcodesysteem etc.)worden vastgelegd en uitslag via magazijn naar extern vervoerder (gewicht / hoeveelheden) wordt vastgesteld hoeveel stoplicht verpakkingen er zijn geproduceerd en geleverd. Bovendien worden per partij de afval en uitval hoeveelheden (aanlevering productie / kwaliteit) vastgelegd. Door het ERP systeem worden deze gegevens gekoppeld met de verkoopprijzen en boetes i.v.m. uitval en afval en wordt de factuur gegenereerd. De verkoopfactuur wordt vastgelegd door mw administratie (debiteurenbestand). Leverancier betaald de factuur en de debiteuren worden door mw administratie afgeboekt (deb af = LM in). Controller controleert per leverancier de totalen per periode. (O.a. per leverancier : bulk in = afval+uitval+aantallen uit (standaard gewicht per verpakkingseenheid) = gewicht uit (ex uitval en afval) zie ook 14.). Analyse van verschillen.
13. Application controls (extra)
- Invoerscherm leverancier aankondiging leveringen
- Automatische koppeling capaciteit (magazijn/productie/planning) en invoer leverancier (vol = blokkeren)
- Automatische koppeling kloksysteem (uren invoer via “druppel”) en door tegeven uren aan uitzendbureaus
- Invoercontrole inkoop afroep (waarschijnlijkheid hoeveelheid bestelling)
-
Etc. etc.
14. Interne beheersing
- Hoeveelheid geleverde kg bulk (paprika’s) = vooraankondiging leverancier kg per partij per leverancier.
- Totaal geleverd = totaal ontvangen magazijn (kg)
- Hoeveelheid geleverd per leverancier (totaal 9 maanden) = totaal ontvangen magazijn per leverancier.
- Uitval per leverancier x boetebedrag per partij = in rekening gebrachte boete per partij
- Idem per leverancier per jaar = totaal boetebedrag per leverancier
- Totaal boete per leverancier = totaal gefactureerd / betaalde boete
- Idem voorafvalstroom !
- Totaal gewerkte uren (klok) uitzendkrachten =totaal gefactureerd uitzendkrachten
- Idem per uitzendbureau
- Uitval per leverancier jaar T = uitval per leverancier jaar T-1 (cijferbeoordelingen…)
- Omzet / kosten / marge jaar T = T-1 (cijferbeoordelingen…)
- Totaal geleverde verpakkingen =totaal ontvangen verpakkingen
- BETA verpakkingen (globaal aangezien de waarde verwaarloosbaar is maar toch)
- Aantal uren stilstand machines door onderhoud/reparatie = uren reparatie/onderhoud machines etc. etc.
15. Strategische informatie
- Geld : investeringsbedrag
- Terugverdientijd
- Kostprijs oud versus nieuw
- Financieringsbehoefte
- Kosten financiering
- Leveranciers
- Tijd planning project
- Doorlooptijd project
-
Etc.
16. Investering
Project : ik verwijs graag naar de blog “Project X” (zie OAT hulp blogs).