KSF PI
Kritieke Succes Factoren en bijbehorende Prestatie Indicatoren opstellen is lastig. Dat bleek onlangs weer toen ik met een klant de vertaalslag mocht maken van strategie naar sturingsinformatie waarbij de strategische doelen van de organisatie worden vertaald naar meetbare (sub-)doelen.
Meetbare doelen zijn direct verbonden met de strategie (meer omzet, duurzaam, meer rendement, cultuurbehoud, klanttevredenheid etc.). Strategische doelen kunnen weer worden opgesplitst in subdoelen. Bijvoorbeeld duurzaam wordt minder CO2, Minder energieverbruik, Minder afval, Meer recyclebaar, Papier in plaats van plastic, etc. Allemaal subdoelen die eenvoudig specifiek en dus meetbaar te maken zijn en die het hoofddoel (duurzamer) ondersteunen. Door meerdere subdoelen te meten (meerdere KSF en PI) wordt de informatie om de organisatie aan te sturen beter.
Met name het meetbaar maken van de subdoelen is een proces dat lastig is. ART lukt meestal wel maar SM is de uitdaging. (Voor de goede lezer : SMART).
Al tijdens de opleiding bleek dat studenten veel moeite hebben met het opstellen van deze KSF en PI. In de praktijk is me inmiddels wel duidelijk geworden dat dit niet alleen voor studenten geldt.
Hoe gaat het in zijn werk?
Allereerst heeft een organisatie een visie. In de OAT’s wordt deze ook altijd weergegeven in de inleiding van de casus. De organisatie wil groeien, wil een gezond rendement, wil tevreden klanten, wil maatschappelijk verantwoord ondernemen, wil de cultuur verbeteren, wil marktleider worden, wil kwaliteit leveren, wil innoveren, wil…. Vul het maar in. Als je de visie van een aantal ondernemingen op een rijtje zet zal het niet verrassen dat veel van deze visies nogal op elkaar lijken. Dat geldt ook voor veel strategische doelen.
Deze visie wordt vertaald naar een aantal in de toekomst te behalen doelen. In deze vertaalslag van visie naar doelen ligt de eerste uitdaging. Hoe maak je de doelen meetbaar ?
Je hebt vast wel eens gehoord van SMART. Doelen moeten Specifiek zijn. Doelen moeten Meetbaar zijn. Doelen moet Acceptabel zijn. Doelen moeten Realistisch zijn. Doelen moeten Tijdgebonden zijn.
Open deur zul je denken. Nou, nee.
Als de doelen rechtstreeks gekoppeld zijn aan omzet en kosten (en dus resultaat) is het nog wel te doen.
Doel : De onderneming wil groeien.
- Specifiek: de onderneming moet circa 20 % meer omzet halen. (Het specifiek maken betekent dat je kunt meten).
- Meetbaar: Jaar T = 100 %. Jaar T+1 = 120 % (Omzet Begroting = 120 % jaar T).
- Acceptabel: De onderneming is de afgelopen vijf jaar met gemiddeld 20 % gegroeid dus een prognose van + 20% lijkt te doen voor iedereen die betrokken is (je creëert draagvlak!)..
- Realistisch: Ondanks de wat tegenvallende economische cijfers (recessie?) zou het toch haalbaar moeten zijn.
- Tijdgebonden: De groei wordt in jaar T+1 lineair gerealiseerd.
Lijkt helder. In het verleden bedroeg de inflatie een procent of 2. Maar nu is de inflatie 15 %. Je zult dan wel zo “SMART” moeten zijn om de omzetgroei op zijn minst te corrigeren voor de inflatie die je kunt doorberekenen in je prijzen. Anders komt er van je groei doel vrij weinig terecht. (Let wel, kun je de inflatie stevig doorberekenen (Supermarkten gemiddelde prijsstijging 21 %) dan is er zelfs sprake van krimp als je alleen kijkt naar het doel van 20% omzetgroei).
Voorwaarde om het specifiek en meetbaar te maken is dat je de vage (veilige?) doelen concreet maakt. Een gezond rendement….Wat is gezond? 5%, 10%, 30% ? En in relatie tot wat? Door je werknemers volledig uit te knijpen zal het rendement best (even) stijgen. Maar hoe lang?
Nog lastiger wordt het bij vagere doelen. (Als student kun je vaak kiezen. Maak het jezelf dus niet te moeilijk door een al te vaag doel te kiezen).
Bijvoorbeeld. De onderneming wil maatschappelijk verantwoord ondernemen. (Of nog erger, de cultuur of de kwaliteit verbeteren…).
Ook voor dit doel geldt dat het SMART gemaakt moet worden. Doe dat dus ook als je de vraag in een OAT krijgt.
Doel : De onderneming wil Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
- Specifiek: De absolute CO2 uitstoot moet minimaal 20 % dalen. (Of het energieverbruik… Of het afval met 20 % verminderen… Of we kopen niks meer in dat per vliegtuig moet worden aangevoerd,… Of…).
- Meetbaar: CO2 uitstoot jaar T+1 = <80% CO2 uitstoot jaar T. Het gaat om absolute aantallen dus je hoeft geen rekening te houden met bijvoorbeeld de omzetgroei.
- Acceptabel: Gezien de deplorabele toestand van onze wereldbol lijkt me dit wel een streven waar iedereen achter staat.
- Realistisch: Hierbij kijk je naar de technische uitvoerbaarheid. Laten we aannemen dat 20% met een redelijke bewustwording te doen is.
- Tijdgebonden: T+1.
Let op: als de combinatie met de Balanced Score Card gevraagd wordt dan zie website (management informatie).
Tenslotte: maak het jezelf niet te moeilijk en kies voor heldere, specifieke doelen die goed te meten zijn. De onderbouwing van je keuze vind je in de visie en strategie van de organisatie.
En als laatste : begin je antwoord gewoon met “voor alle normen geldt dat deze vergeleken worden met de begroting en het voorgaande kalenderjaar”. Want informatie is per definitie het vergelijken (!) van gegevens. Daarmee pak je die punten in elk geval!
Nabrander…
Lees niet verder als je niet verward achter wil blijven (“Still confused but at a higher level”).
De WI is op zijn minst een hele mooie indicator om het denkproces te stimuleren. De WI? De Waarde Indicator. Dus wat is de toegevoegde waarde van een bepaald doel voor de organisatie als geheel? Welke bijdrage levert het? Dit kan hard maar mag ook zacht. Zeker bij supervage doelen zoals cultuur kan het helpen om de toegevoegde waarde in te schatten om zo het belang van strategische aandacht voor een bepaald doel te onderstrepen.
Succes met studeren of toepassen!